POLITIQUE D’UTILISATION DE L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Introduction

CABEXCO SARL (ci-dessous « Société ») propose une large gamme de produits et services (ci-dessous « Produits & Services ») tels que, sans que la liste ci-dessous soit limitative :

• Constitution d’entreprise : statuts, représentation, comptes bancaires, TVA, autorisation de commerce, plan d’affaires
• Location de bureaux : recherche, location, courrier et services connexes
• Administration et gouvernance : externalisation des tâches administratives, gestion des conventions
• Comptabilité et informations financières : comptabilisation et règlement des factures, réception des documents et saisie comptable, numérotation et classement des pièces, tenue des livres, établissement des bilans, états financiers, clôture des comptes, gestion de la trésorerie, etc.
• Etablissement des déclarations fiscales et TVA
• Archivage documentaire
• Secrétariat social : calcul des salaires, déclarations à l’administration fiscale, calcul des cotisations et des retenues à la source, registres du personnel, écritures de paie
• Liquidation d’entreprise
• Veille législative, conseils et stratégie

Devant le développement des nouveaux outils de communication et informatiques, nous estimons nécessaire de porter la plus grande attention à la protection de la vie privée.

Comment nous utilisons l’IA

L’IA peut être utilisée dans le cadre des Produits & Services de la Société, notamment pour :

• assister la recherche documentaire et l’analyse d’informations ;
• produire des premiers brouillons de documents, notes ou supports de formation ;
• faciliter certaines tâches administratives, techniques ou de support ;
• améliorer la qualité et la rapidité de nos services.

En tout état de cause :

• toute décision stratégique ou livrable remis à un client fait l’objet d’une relecture et validation humaine ;
• les usages de l’IA se limitent à des contextes autorisés et sécurisés ;
• aucune donnée sensible ou confidentielle n’est introduite dans des outils non approuvés ou accessibles au public.

Les principes que nous respectons

La Société applique les principes suivants dans l’utilisation de l’IA :

• Transparence : signaler l’usage d’outils IA lorsque cela influence un livrable ou une prestation.
• Sécurité & confidentialité : protéger les données traitées et éviter toute exposition non contrôlée.
• Éthique & non-discrimination : prévenir les biais, respecter les droits fondamentaux et proscrire toute utilisation abusive.
• Supervision humaine : conserver la responsabilité finale des choix et décisions importants.

Comment nous partageons les résultats issus de l’IA

Les résultats générés par IA peuvent être intégrés aux Produits & Services uniquement après validation par la Société. Ces résultats ne sont pas transmis à des tiers sans contrôle.
Lorsque des outils externes sont utilisés, ils le sont uniquement s’ils respectent les obligations légales applicables, notamment le RGPD et l’AI Act.

Gouvernance et conformité

La Société :

• tient un registre interne des usages de l’IA ;
• procède à des vérifications régulières des outils utilisés ;
• forme ses collaborateurs aux risques et bonnes pratiques ;
• désigne un responsable interne chargé de la conformité aux réglementations applicables.

Révision de la politique

Cette politique est revue au moins une fois par an et adaptée en fonction des évolutions législatives, technologiques ou organisationnelles. Toute mise à jour est communiquée aux collaborateurs et prestataires concernés.

Comment nous contacter ?

Pour toute question concernant la confidentialité de vos données, plainte ou question relative à vos droits, vous pouvez adresser votre demande datée et signée accompagnée d’une photocopie recto verso de votre carte d’identité à :

A Fiduciaire Cabexco Sàrl

2, rue d’Arlon – L-8399 Windhof – Tél : (+352) 31 18 89 -1 – dpo@cabexco.lu

A la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)

15, Boulevard du Jazz – L-4370 Belvaux – Tél. : (+352) 26 10 60 -1 – info@cnpd.lu